項目管理軟件是用來干嘛的，就得看對項目的理解。項目是為創(chuàng)造獨(dú)特的產(chǎn)品、服務(wù)或成果而進(jìn)行的臨時性工作。建造一座大樓可以是一個項目，進(jìn)行一次旅游活動、日常辦公活動、期末考試復(fù)習(xí)等也都可以看成一個項目。

?項目管理不善會導(dǎo)致項目超時、超支、返工、項目范圍擴(kuò)大等。

　　而項目管理軟件可以幫助項目經(jīng)理對項目管理的5大過程組（啟動、規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控、收尾）進(jìn)行可視化的管理。

　　在整個項目生命周期中，會需要收集、分析、轉(zhuǎn)化大量的數(shù)據(jù)。項目管理軟件可以實(shí)時展現(xiàn)團(tuán)隊成員的各項數(shù)據(jù)（如工時、工作完成百分比、進(jìn)度計劃活動的開始和結(jié)束日期、缺陷的數(shù)量、實(shí)際成本和實(shí)際持續(xù)時間等），并根據(jù)每個人的權(quán)限在項目團(tuán)隊內(nèi)共享，最后經(jīng)過分析、匯總，呈現(xiàn)為各種項目報表，PM按需組合成周報月報。

　　一、項目規(guī)劃

　　項目管理軟件對項目的可視化管理是落實(shí)到項目拆分后的一條條任務(wù)上的。項目模板可以快速復(fù)制出多個類似項目。項目多了可以分成項目組。計劃變更了可以通過基線來記錄下來并與項目實(shí)際進(jìn)展進(jìn)行對比。需要多人多環(huán)節(jié)完成的任務(wù)可以走任務(wù)自動化工作流。

　　1、項目WBS多級拆分

　　項目管理軟件需要能支持項目的多級拆分，明確任務(wù)責(zé)任人，并從多種維度查看項目和任務(wù)進(jìn)展。

?2、項目模板

　　對于WBS結(jié)構(gòu)類似的項目，項目管理軟件提供項目模板功能，可基于模板快速生成多個新項目。

?3、任務(wù)流程自動化

　　項目管理軟件中的任務(wù)自動化功能，可以把線下需要多人多環(huán)節(jié)完成的任務(wù)流程線上化，由系統(tǒng)自動提醒下一環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人。

?4、項目基線

　　自動記錄項目實(shí)際進(jìn)度與初始計劃/歷次變更后計劃的偏差

?項目管理軟件中，一條基線可記錄一次項目規(guī)劃或項目變更，在進(jìn)度計劃展現(xiàn)工具--甘特圖上可清晰看出項目原始計劃（或某次項目變更后的規(guī)劃）與實(shí)際進(jìn)度之間的偏差。

　　二、項目執(zhí)行

　　項目成員可在項目管理軟件中做任務(wù)、報bug、上傳交付物、批量記錄項目工時表、記錄經(jīng)驗教訓(xùn)登記冊等組織過程資產(chǎn)。

　　1、做任務(wù)

　　項目管理軟件會列出每個項目成員待做的任務(wù)。成員可先做優(yōu)先級高的任務(wù)，按PM寫的任務(wù)描述，在規(guī)定期限內(nèi)完成即可。中途有問題可在“評論”部分與他人互動。

?2、報bug

　　支持對項目問題、bug、風(fēng)險的管理，完成閉環(huán)跟蹤。

?3、項目交付物管理

　　通過項目管理軟件，可建立文檔類、音頻類、視頻類、問題類等項目交付物文件夾，讓每個項目團(tuán)隊成員都可以輕松獲取實(shí)施路線圖、實(shí)施指南等各種工具文檔。

?4、項目知識庫

　　通過項目管理軟件的wiki模塊，項目成員可進(jìn)行項目經(jīng)驗共享，通過協(xié)作提高效率。

?5、批量記錄工時

　　通過項目管理軟件的時間表模塊，項目成員可對當(dāng)天執(zhí)行的任務(wù)記錄工時，也可批量補(bǔ)錄一周的工時，經(jīng)上級審批后生效。

?三、項目進(jìn)度跟蹤

　　項目管理軟件可按你的需要，只篩選出那些你重點(diǎn)關(guān)注的任務(wù)，比如本周到期的任務(wù)，已經(jīng)逾期的任務(wù)，關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)任務(wù)，等。還可通過各種報表可視化展示公司當(dāng)前所有項目進(jìn)度情況，檢查進(jìn)度偏差并確定瓶頸。

　　1、項目報表

　　項目管理軟件的報表模塊，可對項目數(shù)據(jù)進(jìn)行多維度的加工計算，并圖形化展示出來，有的還可以定制高級報表。

?2、項目任務(wù)篩選

　　使用過濾器，可按自己指定的條件，過濾出想看的任務(wù)，比如本周逾期的重要節(jié)點(diǎn)任務(wù)，還可將視圖導(dǎo)出作為周報月報匯報的材料。

?3、項目資源使用圖

　　項目管理軟件提供強(qiáng)大的資源使用圖，可全面了解項目成員的工作量分配情況，并確保工程任務(wù)合理分配，方便在期限內(nèi)交付項目。

?4、項目計劃工時--實(shí)際工時對比

　　通過將計劃在任務(wù)上花費(fèi)的時間與完成任務(wù)所記錄的實(shí)際時間進(jìn)行比較，可以衡量項目的進(jìn)度，并作為員工效率指標(biāo)的參考，方便不斷改進(jìn)時間的安排。

?項目管理軟件可以幫助項目經(jīng)理對項目進(jìn)行管理，所以它就需要匹配項目經(jīng)理的項目管理思路。有的公司是用傳統(tǒng)的瀑布式項目管理思路，有的公司更喜歡用敏捷項目管理思路。有的公司出于行業(yè)敏感性考慮，希望項目管理軟件能部署在本地，而有的公司項目成員分散在各地區(qū)，就需要支持多語言的云端項目管理系統(tǒng)。還有的公司希望有專門針對垂直行業(yè)的項目管理軟件。軟件千千萬，合適自己的才是最好的。