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news 2025/7/3 11:03:53

bec聽力哪個網(wǎng)站做的好,網(wǎng)站制作公司排名,自動設計logo的軟件,永康網(wǎng)站設計思維導圖 9.1 引言文件和內(nèi)容管理是指針對存儲在關系型數(shù)據(jù)庫之外的數(shù)據(jù)和信息的采集、存儲、訪問和使用過程的管理。它的重點在于保持文件和其他非結(jié)構(gòu)化或半結(jié)構(gòu)化信息的完整性，并使這些信息能夠被訪問。文件和非結(jié)構(gòu)化內(nèi)容也應是安全且高質(zhì)量的。確保文件和內(nèi)容…

思維導圖

9.1 引言

????????文件和內(nèi)容管理是指針對存儲在關系型數(shù)據(jù)庫之外的數(shù)據(jù)和信息的采集、存儲、訪問和使用過程的管理。它的重點在于保持文件和其他非結(jié)構(gòu)化或半結(jié)構(gòu)化信息的完整性，并使這些信息能夠被訪問。文件和非結(jié)構(gòu)化內(nèi)容也應是安全且高質(zhì)量的。確保文件和內(nèi)容管理的安全性和高質(zhì)量，需要可靠的架構(gòu)和管理良好的元數(shù)據(jù)。

9.1.1 業(yè)務驅(qū)動因素

????????文件和內(nèi)容管理的主要業(yè)務驅(qū)動因素包括法規(guī)遵從性要求、訴訟響應能力和電子取證請求能力以及業(yè)務連續(xù)性要求。

法律法規(guī)要求組織保留某些活動的檔案。

電子取證是查找可能作為法律訴訟證據(jù)的電子檔案的過程。

9.1.2 目標和原則

實施文件和內(nèi)容管理最佳實踐的目標，包括:

1)確保能夠高速有效地采集和使用非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)和信息。
2)確保結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)之間的整合能力。
3)遵守法律義務并達到客戶預期。

文件和內(nèi)容管理遵循以下指導原則:

組織中的每個人都應該在保護組織的未來方面發(fā)揮作用。每個人都必須按照既定的制度和程序來創(chuàng)建、使用、檢索和處置檔案。
檔案和內(nèi)容處理方面的專家應充分參與制度和規(guī)劃的制定。不同的行業(yè)和法律管轄區(qū)之間，監(jiān)管實踐可能會有很大的差異。

????????ARMA國際(非營利性的檔案和信息管理專業(yè)協(xié)會)在2009年發(fā)布了一套被普遍接受的檔案保存指導原則：

問責原則(Accountability)。組織應指派適當?shù)母呒壒芾砣藛T，采用制度和流程來指導員工，并確保計劃的可審計性。
完整原則(Integrity)。建立信息治理規(guī)劃，使組織創(chuàng)建或管理的檔案和信息具有合理性以及適當?shù)恼鎸嵭院涂煽啃员ＷC。
保護原則(Protection)。建立信息治理規(guī)劃，確保對個人信息或其他需要保護的信息提供合理的保護。
遵從原則(Compliance)。建立信息治理規(guī)劃，遵從適用的法律法規(guī)和其他有約束力的機構(gòu)及組織的制度要求。
可用原則(Availability)。組織應確保以及時、高效和準確檢索其信息的原則來維護其信息。
保留原則(Retention)。組織的信息應保留適當?shù)臅r間，并考慮所有運營、法律、監(jiān)管和財政以及其他所有相關約束的要求。
處置原則(Disposition)。組織應根據(jù)其制度、適用的法律法規(guī)以及其他有約束力的機構(gòu)要求，提供安全和適當?shù)男畔⑻幹谩?/li>
透明原則(Transparency)。組織應以工作人員和利益相關方可以理解的方式記錄其制度、流程和活動，包括其信息治理規(guī)劃。

9.1.3 基本概念

1、內(nèi)容

（1）內(nèi)容管理

（2）內(nèi)容元數(shù)據(jù)

（3）內(nèi)容建模

????????內(nèi)容建模有兩個層次。第一個是信息產(chǎn)品級別，它會產(chǎn)出一個像網(wǎng)站一樣的實際可交付成果;第二個是組件級別，它進一步詳細說明了構(gòu)成信息產(chǎn)品模型的元素。

（4）內(nèi)容分發(fā)方法：推式、拉式、交互式

2、受控詞表

（1）詞匯表管理

????????控制詞匯表的主要目的是實現(xiàn)采用一致并便于檢索的方式描述內(nèi)容對象”。詞匯表管理是針對任何給定的詞匯進行定義、尋源、導入和維護的過程。實現(xiàn)詞匯表管理的關鍵問題集中在用途、消費者、標準和維護4 個方面。

（2）詞匯表視圖和微控制詞匯表

（3）術語和選擇列表

（4）術語管理

術語管理包括在受控詞匯表中建立術語之間的關系。關系的類型可以分為以下3種:

等價術語關系(Equivalent Term Relationship)。這種關系同時使用多個術語而不是進行交叉引用術語。這是IT中最常用的術語映射功能，表示來自一個系統(tǒng)或詞匯表的術語或值與另一個系統(tǒng)或詞匯表相同，因此集成技術可以執(zhí)行它們的映射關系并標準化。
層次化關系(Hierarchical Relationship)。它描述廣義(一般) 到狹義(特定)或整體-部分的關系。
關聯(lián)關系(Related Term Relationship)。與受控詞表中的另一個術語相關聯(lián)，但這種關聯(lián)不是層次化的。

（5）同義詞環(huán)和規(guī)范表

同義詞環(huán)(Synonym Ring)是指一組含義大致相同的術語。

規(guī)范表(Authority List)是描述性術語的受控詞匯表，旨在促進特定領域或范圍內(nèi)的信息檢索。

（6）分類法

分類法(Taxonomies)是指任何分類或受控詞表的總稱。分類法可以有多種不同的結(jié)構(gòu)：

扁平分類法(Flat Taxonomy)。在受控類別集之間沒有關系，所有類別都是平等的。這類似于列表。例如，一個包含多個國家的列表。
層次分類法(Hierarchical Taxonomy)。它是一種樹結(jié)構(gòu)，其中節(jié)點通過規(guī)則相互關聯(lián)。層次結(jié)構(gòu)至少具有兩個級別并且是雙向的。向上移動層級會擴展類別；向下移動會細化類別。一個能夠說明這一點的例子是地理信息，從所屬大陸直到詳細的街道地址。
多重層級結(jié)構(gòu)(Polyhierarchy)。它是具有多個節(jié)點關系規(guī)則的樹狀結(jié)構(gòu)。子節(jié)點可能有多個父節(jié)點，父節(jié)點也可以共用一個祖父節(jié)點。因此，遍歷路徑可能會很復雜，所以必須注意避免潛在的無效遍歷：從與父節(jié)點相關的節(jié)點開始向上遍歷而非祖父節(jié)點。然而，復雜的多重層級結(jié)構(gòu)可能更適合面分類法。
面分類法(Facet Taxonomy)。它指的是每個節(jié)點與中心節(jié)點相關聯(lián)，其形狀看起來像星形圖。每個面是中心對象的一個屬性。這里的例子是元數(shù)據(jù)，其中每個屬性(創(chuàng)建者、標題、訪問權限、關鍵字、版本等)是內(nèi)容對象的一個面。
網(wǎng)狀分類法(Network Taxonomy)。既可用于層級結(jié)構(gòu)，也可用于刻面結(jié)構(gòu)。網(wǎng)狀分類中的任何兩個節(jié)點都基于它們的關聯(lián)來建立鏈接，其中一個例子就是推薦引擎(如果你喜歡那個，你可能也會喜歡這個);另一個例子是主題詞表。

（7）分類方案和打標簽

????????分類方案(Classification Schemes)是代表受控詞表的代碼。這些方案通常是分層的，可能有與之相關的詞匯。

????????大眾分類法是通過社交標簽對在線內(nèi)容術語和名稱分類的方案。個人用戶和團體使用它們來注釋和分類數(shù)字內(nèi)容。它們通常沒有層次結(jié)構(gòu)或優(yōu)選術語。

（8）主題詞表

????????主題詞表(Thesauri)又稱敘詞表，是一種用于內(nèi)容檢索的受控詞表。它結(jié)合了同義詞列表和分類方案的特征。主題詞表提供相關的每個術語及其與其他術語的關系信息。關系要么是層次關系(父/子或廣義/ 狹義)，要么是關聯(lián)關系或等價關系。在所有的語境場景中，同義詞必須是可接受的等價詞。主題詞表還可能包括定義、引文等。

????????主題詞表可用于梳理非結(jié)構(gòu)化的內(nèi)容，揭示來自不同介質(zhì)的內(nèi)容之間的關系，改進網(wǎng)站導航并優(yōu)化搜索。

（9）本體

????????本體(Ontology)是一種分類法，它代表一套概念和它們在某個領域內(nèi)概念之間的關聯(lián)。本體提供語義網(wǎng)絡中基本的知識表示，用于語義網(wǎng)絡應用程序之間的信息交換。

????????本體描述類(概念)、個體(實例)、屬性、關系和事件。

分類法(如數(shù)據(jù)模型)和本體之間存在兩個主要區(qū)別:

分類法為給定的概念區(qū)域提供數(shù)據(jù)內(nèi)容分類。數(shù)據(jù)模型專門調(diào)用屬性所屬的實體以及該屬性的有效性。但是，在本體中，實體、屬性和內(nèi)容概念可以完全混合。差異是通過元數(shù)據(jù)或其他關系來識別的。
在分類法或數(shù)據(jù)模型中，定義是已知的，別無其他，稱為封閉世界假設。在本體中，基于現(xiàn)存的關系可以推斷出可能的關系。因此，未明確聲明的內(nèi)容也可能是真的，稱之為開放世界假設。

3、文件和檔案

????????文件(Document)是包含任務說明，對執(zhí)行任務或功能的方式和時間的要求以及任務執(zhí)行和決策的日志等的電子或紙質(zhì)對象。文件可用于交流并分享信息和知識。程序、協(xié)議、方法和說明書都屬于文件。

????????只有部分文件才能稱為檔案(Record)。檔案可用于證明所做的決策和所采取的行動是符合程序的；可作為組織業(yè)務活動和法規(guī)遵從的證據(jù)。檔案通常是由人來創(chuàng)建的，但儀器和監(jiān)控設備也可以提供數(shù)據(jù)來自動生成檔案。

（1）文件管理

管理文件和檔案的生命周期包括:

編目。識別已有的和新建的文件/檔案。
制度。文件/檔案制度的創(chuàng)建、批準和實施，包括文件/檔案的保管制度。
分類。文件/檔案的分類。
存儲。紙質(zhì)和電子文件/檔案的短期和長期存儲。
檢索和流轉(zhuǎn)。在遵守制度、安全、控制標準和法律的情況下，允許文件/檔案的訪問和流通。
保存和處置。在遵守組織需求、規(guī)章和法規(guī)的情況下，對文件/檔案進行歸檔和銷毀。

（2）檔案管理

????????檔案管理(Records Management)是文件管理的一部分，管理檔案有一些特殊的要求。檔案管理包括整個檔案的生命周期：從檔案的創(chuàng)建或接收到處理、分發(fā)、組織和檢索，再到處置。檔案可以是物理的（如文件、備忘錄、合同、報告或縮微膠片）、電子的（如電子郵件內(nèi)容、附件和即時消息），也可以是網(wǎng)站上的內(nèi)容及各種介質(zhì)和硬件上的文件，還可以是各種數(shù)據(jù)庫中采集的數(shù)據(jù)，甚至是混合檔案，如光圈卡（帶有嵌入細節(jié)或支持材料的縮微膠片窗口的紙質(zhì)記錄）是把各種格式組合在一起。重要檔案(Vital Record)是在發(fā)生災難時恢復組織運營所必需的檔案。

精心管理的檔案具有以下特點:

內(nèi)容。內(nèi)容必須準確、完整和真實。
背景。關于檔案的創(chuàng)建者、創(chuàng)建日期或與其他檔案關系的描述性信息(元數(shù)據(jù))應該在創(chuàng)建檔案時收集、組織并維護。
及時性。檔案應該在事件、行為或決定發(fā)生后立即創(chuàng)建。
永久性。一旦成為檔案，則在檔案的法定保存期內(nèi)不能改變其內(nèi)容。
結(jié)構(gòu)。檔案內(nèi)容的外觀和排版需要清晰，它們應被記錄在正確的表格或模板上。內(nèi)容應清晰易讀，對術語的使用應始終保持如一。

（3）數(shù)字資產(chǎn)管理

????????數(shù)字資產(chǎn)管理(Digital Asset Management，DAM)和文件管理流程相似，它專注于存儲、跟蹤和使用視頻、徽標、照片等富媒體文件。

4、數(shù)據(jù)地圖

????????數(shù)據(jù)地圖(Data Map)是所有ESI數(shù)據(jù)源、應用程序和IT環(huán)境的清單，其中包括應用程序所有者、保管人、相關地理位置和數(shù)據(jù)類型等信息。

5、電子取證

6、信息架構(gòu)

信息架構(gòu)是為信息體或內(nèi)容創(chuàng)建的結(jié)構(gòu)。它包括以下組件:

受控詞表。
分類法和本體。
元數(shù)據(jù)映射。
搜索功能規(guī)格。
用例。
用戶流。

7、搜索引擎

8、語義模型

????????語義建模(Semantic Modeling)是一種知識建模，描述一系列概念網(wǎng)絡(有關的想法或主題)以及它們之間的關系。結(jié)合到信息系統(tǒng)中，語義模型允許用戶能夠以非技術的方式提出信息問題。

9、語義搜索

????????語義搜索(Semantic Search)側(cè)重于語義和語境而非預先設定的關鍵字。語義搜索引擎可以使用人工智能基于單詞及其語境來識別查詢匹配。這樣的搜索引擎可以根據(jù)位置、意圖、單詞變體、同義詞和概念匹配來進行分析。

10、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)

????????非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)有多種電子格式:文字處理文件、電子郵件、社交媒體、聊天室、平面文件、電子表格、XML文件、事務性消息、報告、圖形、數(shù)字圖像、縮微膠片、視頻和音頻。紙質(zhì)文件中也存在大量非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。

????????數(shù)據(jù)管理的基本原則既適用于結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)也適用于非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)是寶貴的企業(yè)資產(chǎn)。存儲、完整性、安全性、內(nèi)容質(zhì)量、訪問和有效使用對非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的管理都具有指導作用。非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)需要數(shù)據(jù)治理、體系架構(gòu)、安全元數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)質(zhì)量。

11、工作流

????????應該通過一個工作流(Workflow)管理內(nèi)容開發(fā)，以確保內(nèi)容按時創(chuàng)建并獲得適當?shù)呐鷾省９ぷ髁鹘M件可以包括創(chuàng)建、處理、路由、規(guī)則、管理、安全性、電子簽名、截止日期、升級(如果出現(xiàn)問題)、報告和交付等過程。

9.2 活動

????????文件管理實踐涉及文件生命周期的規(guī)劃——從文件的創(chuàng)建或接收文件后的分發(fā)、存儲、檢索、歸檔和潛在的銷毀。規(guī)劃包括開發(fā)分類/索引系統(tǒng)和分類法，以實現(xiàn)文件的存儲和檢索。重要的是，生命周期規(guī)劃中需要為檔案建立具體的制度。

9.2.1 規(guī)劃生命周期的管理

1、規(guī)劃檔案管理

2、制定內(nèi)容策略

9.2.2 創(chuàng)建內(nèi)容處理制度

????????制定的制度中需要描述行為的原則、方向和指南等信息，以幫助員工理解并遵守文件和檔案管理的要求。大多數(shù)文件管理制度都包括以下相關的內(nèi)容:

審計的范圍和合規(guī)性。
重要檔案的鑒定和保護
保留檔案的目的和保管期限表。
如何響應信息保留命令(特殊保護令)，即針對已過保留期的訴訟信息要求。
本地和異地存儲檔案的要求。
硬盤驅(qū)動器和共享網(wǎng)絡驅(qū)動器的使用和維護。
對電子郵件管理，從內(nèi)容管理的角度進行處理。
合理的檔案銷毀方法，如預先批準的供應商和銷毀證明的收據(jù)。

（1）社交媒體制度

（2）設備訪問制度

（3）處理敏感數(shù)據(jù)

（4）應對訴訟

9.2.3 定義內(nèi)容信息架構(gòu)

????????用戶必須以系統(tǒng)檢索機制能夠理解的形式提交他們的需求，以便從這些系統(tǒng)中獲取信息。同樣，需要一種檢索機制，以支持快速識別匹配的數(shù)據(jù)和信息格式描述/索引文件、結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的目錄。

9.2.4 實施的生命周期管理

1、獲取檔案和內(nèi)容

獲取內(nèi)容是管理內(nèi)容的第一步

2、管理版本的控制

????????ANSI 859標準基于數(shù)據(jù)的重要性以及數(shù)據(jù)損壞或不可用時可能造成的損害，將數(shù)據(jù)控制分為3個等級:正式、修訂和托管。

正式控制(Formal Control)。需要正式的變更啟動、對影響的全面評估、變更管理機構(gòu)的決策以及給利益相關方一份全面執(zhí)行和驗證的狀態(tài)報告。
修訂控制(Revision Control)。沒那么正式，在需要變更時通知利益相關方并升級版本。
托管控制(Custody Control)。最不正式，僅需要安全存儲和一套檢索方法。

3、備份和恢復

????????文件/檔案管理系統(tǒng)需要包含在組織的整體企業(yè)備份和恢復活動中，包括業(yè)務連續(xù)性和災難恢復計劃。重要檔案規(guī)劃使組織能夠訪問在災難期間開展業(yè)務和隨后恢復正常業(yè)務所需的檔案。必須確定哪些是重要檔案，并制定和維護其保護和恢復計劃。檔案經(jīng)理應參與風險緩解和業(yè)務連續(xù)性規(guī)劃，以確保這些活動能夠保證重要檔案的安全。

4、管理保管和處置

????????有效的文件/檔案管理需要有明確的制度和過程，特別是在保管和處置檔案方面。保管和處置制度規(guī)定用于運營、法律、財政或歷史價值的文件時間范圍，規(guī)定何時可以將不常用的文件轉(zhuǎn)移到二級存儲設施，如異地存儲。這些制度明確了合規(guī)性流程以及處理文件的方法和期限表。在制定保管期限表時，必須要考慮法律和監(jiān)管要求。

????????無附加值的信息應該從組織的資產(chǎn)中移除并處理掉，以避免浪費實體和電子空間以及與其維護相關的成本。超過法定時限保留檔案也是存在風險的，在訴訟時仍能發(fā)現(xiàn)這些信息。然而，許多組織并沒有優(yōu)先刪除無附加值的信息，這是因為:

制度不適用。
對某一個人來說是無附加值信息，但對另一個人來說卻是有價值的信息。
無法預見當前的無附加值實體和/或電子檔案未來可能的需求。
對檔案管理的不認可。
無法決定刪除哪些檔案。
做決定與移除實體和電子檔案的感知成本。
電子空間很便宜，購買更多的空間比歸檔和移除過程更容易。

5、審計文件/檔案

審計通常包括以下步驟:

定義組織驅(qū)動因素，并確定“為什么”要進行文件/記錄管理的利益相關方(Why)。
一旦確定了檢查/測量的內(nèi)容和要使用的工具(如標準、基準、訪問調(diào)查)，就開始收集相關數(shù)據(jù)(How)。
報告結(jié)果。
制訂下一步的行動計劃和時間表。

9.2.5 發(fā)布和分發(fā)內(nèi)容

1、開放訪問、搜索和檢索

2、通過可接受的渠道分發(fā)

9.3 工具

9.3.1 企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)

1、文件管理

一些文件管理系統(tǒng)擁有工作流模塊，可以支持不同的工作流，如:

1)手動工作流，指示用戶將文件發(fā)往何處。

2)基于規(guī)則的工作流，通過制定規(guī)則指示文件在組織內(nèi)的流向。

3)動態(tài)規(guī)則，允許基于內(nèi)容的不同工作流。

(1)數(shù)字資產(chǎn)管理

????????因為所需的功能相似，所以許多文件管理系統(tǒng)會包含數(shù)字資產(chǎn)管理 (Digital Asset Management)功能，如對音頻、視頻、音樂和數(shù)碼照片之類數(shù)字資產(chǎn)的管理。其任務包括數(shù)字資產(chǎn)的編目、存儲和檢索等。

(2)圖像處理系統(tǒng)

????????圖像處理系統(tǒng)(Image Processing System)用于采集、轉(zhuǎn)換和管理紙質(zhì)件的影像和電子文件。

(3)檔案管理系統(tǒng)

????????為遵從法規(guī)要求，檔案管理系統(tǒng)(Records Management System)可能要有自動保管和處置、電子取證支持和長期歸檔的能力。它應該支持重要的檔案程序，以保留關鍵業(yè)務檔案。這種系統(tǒng)也許可以與文件管理系統(tǒng)集成。

2、內(nèi)容管理系統(tǒng)

????????內(nèi)容管理系統(tǒng)(Content Management System，CMS)用于收集、組織、索引和檢索內(nèi)容，將內(nèi)容存儲為組件或整個文件，同時保持組件之間的鏈接。

3、內(nèi)容和文件工作流

9.3.2 協(xié)作工具

????????協(xié)作工具(Collaboration Tools)可用于收集、存儲、工作流程和管理與團隊活動相關的文件。社交網(wǎng)絡可以使個人和團隊在內(nèi)部共享文件和內(nèi)容，并通過博客、wikis、RSS和標簽與外部團隊進行交互。

9.3.3 受控詞匯表和元數(shù)據(jù)工具

????????幫助開發(fā)或管理受控詞匯表和元數(shù)據(jù)的工具，包括辦公軟件、元數(shù)據(jù)庫和BI工具以及文件和內(nèi)容管理系統(tǒng)。例如:

在組織中被用作數(shù)據(jù)指南的數(shù)據(jù)模型。
文件管理系統(tǒng)和辦公軟件。
元數(shù)據(jù)庫、術語表或目錄。
分類法和分類法之間的交叉參考模式。
集合索引(如特定的產(chǎn)品、市場或安裝)、文件系統(tǒng)、民意調(diào) 查、檔案、位置或異地控股。
搜索引擎。
非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的BI工具。
企業(yè)和部門同義詞表。
已發(fā)布的報告庫、內(nèi)容和參考書目及其目錄。

9.3.4 標準標記和交換格式

1、可擴展標示語言( XML)

????????可擴展標記語言(XML)提供了一種表示結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和信息的語言。XML使用元數(shù)據(jù)來描述任何文件或數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和業(yè)務規(guī)則。

????????XML需要將數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)換為用于數(shù)據(jù)交換的文件結(jié)構(gòu)。XML標記數(shù)據(jù)元素以識別數(shù)據(jù)的含義。簡單的嵌套和引用提供了數(shù)據(jù)元素之間的關系。

2、基于JavaScript語言的輕量級的數(shù)據(jù)交換格式( JSON)?

????????JSON(Java Script Object Notation)是一種開放的、輕量級的數(shù)據(jù)交換標準格式。

3、資源描述框架(RDF)和相關的萬維網(wǎng)聯(lián)盟(W3C)規(guī)范

4、Schema.org

????????使用語義標記來給內(nèi)容打標簽(如開源Schema.org所定義)使語義搜索引擎更容易索引內(nèi)容，并使網(wǎng)絡爬蟲更容易將內(nèi)容與搜索查詢匹配。Schema.org提供了一組用于頁面標記的共享詞匯表或模式，以便主流的搜索引擎可以理解它們。它側(cè)重于網(wǎng)頁上的文字含義以及術語和關鍵詞。

9.3.5 電子取證技術

????????電子取證通常涉及審查大量文件。電子取證技術活提供了許多功能和技術，如早期案例評估、收集、辨認、保全、處理、光學字符識別 (OCR)、剔除、相似性分析和電子郵件線程分析。

9.4 方法

9.4.1 訴訟應訴手冊

指引手冊匯編內(nèi)容主要包括:

給每個部門(法律、檔案管理、IT)建立制度和過程清單。
為各主題起草制度，如訴訟保留、文件保管、歸檔和備份。
評估IT工具的能力，如電子取證索引、搜索和收集、數(shù)據(jù)隔離和保護工具以及非結(jié)構(gòu)化ESI源/系統(tǒng)。
識別和分析相關的法律問題。
制訂溝通和培訓計劃，根據(jù)預期對員工進行培訓。
確定可以提前準備的材料，以便根據(jù)法律案例進行裁減。
在需要外部服務的情況下分析供應商服務。
制定如何處理通知的流程并保持指引手冊的最新狀態(tài)。

9.4.2 訴訟應訴數(shù)據(jù)映射

????????電子取證通常有時間限制(如90天)。為律師提供可用的IT和ESI環(huán)境的數(shù)據(jù)映射，可以使組織更有效地做出應訴。數(shù)據(jù)映射是一個信息系統(tǒng)的目錄，描述了系統(tǒng)以及系統(tǒng)的用途、包含的信息、保留策略和其他特征。從目錄中通常會識別檔案系統(tǒng)、源應用程序、存檔、災難恢復副本或備份以及用于每個系統(tǒng)的介質(zhì)。